בכל בית עסק, קטן או גדול ככל שיהיה, יש צורך בניירת שוטפת שמאפשרת לשמור על תקשורת בתוך המשרד עצמו או בין המשרד לאתרים חיצוניים. לכן, אין עוררין על חשיבותן הגדולה של מדפסות במשרדים השונים, בייחוד מדפסות משולבות לעסק.
המכונות הנפלאות הללו מאפשרות להדפיס ולצלם כמויות גדולות של מסמכים ולבצע פעולות נוספות, כמו שליחת פקסים, סריקה, שליחה מסמכים ישירות למחשב ועוד. כדי שהמכונות הללו יחזיקו מעמד לאורך זמן, חשוב לבצע תחזוקה שוטפת שלהן ובעצם להתייחס אליהן בעצם כמו לכל ציוד משרדי אחר.
5 טיפים מנצחים לתחזוקה של מכונת צילום משרדית
על מנת שמכונת הצילום וההדפסה בבית העסק שלכם תחזיק מעמד לאורך זמן, חשוב שתעקבו אחר הטיפים הבאים שיעזרו לכם במשימה:
- ודאו מהן הדרישות הספציפיות של מכונות משולבות למשרד – ישנם כמה סוגים של מדפסות משולבות למשרד כשלכל אחת מהן מפרט טכני משלה ודרישות תחזוקה ובטיחות משלה. על מנת שתוכלו לתחזק מכונות משולבות למשרד בצורה תקינה, חשוב לדעת מה הן דורשות בדיוק ולהתייחס אליהן בהתאם לדרישות, כדי לא להסב להן נזק.
- שמרו על הניקיון – במכונות צילום ודפוס למשרד יש חלקים נעים רבים שאוגרים אבק ולכלוך עם הזמן. כאשר זה קורה, איכות ההדפסה, הצילום וגם הסריקה מושפעים לרעה. לכן יש לשמור על ניקיון של מכונות משולבות למשרד עם חומרים עדינים שמתאימים למטרה.
- השתמשו בטונר ספציפי – כשם שלכל מכונה משולבת למשרד יש דרישות משלה, יש להן גם טונר ייעודי שמתאים להן בדיוק, ויש להשתמש רק בו. שימוש בטונרים לא מתאימים או כאלה שהם חיקויים אולי יוביל לחיסכון בטווח הקצר, אך בטווח הארוך הטונר עלול להזיק למכונה על ידי שיבוש הפעילות שלה וגם יביא לפגיעה באיכות ההדפסה. לכן יש לבחור רק בטונר מדויק עבור המכונה שלהם.
- השקיעו בנייר איכותי – נייר הוא הבסיס לפעולה של כל מכונת צילום והדפסה, כך שזה הגיוני שצריך לבחור אותו בקפידה ולא להתפשר על איכותו. מלבד סוג המכונה שאתם בוחרים עבור בית העסק שלכם, חשוב שתבחרו גם בנייר איכותי שההדפסה עליו תצא ברורה, ללא מריחות, ותחזיק מעמד לאורך זמן. מלבד זאת, נייר שאינו איכותי יכול להיתקע בחלקים השונים של המכונה ולהזיק להם, כך שחשוב שלא תזלזלו בנייר שאתם רוכשים ותבחרו רק סוגים איכותיים.
- אל תוותרו על בדיקות תקופתיות – למכונות תעשייתיות שנמצאות בשימוש של חברות יש אפשרות לקבוע בדיקה תקופתית כדי לוודא את תקינות המכונות. השירות הזה מלווה בבדיקה של איש מקצוע, שבוחן את המכונה מבפנים ומבחוץ, מה שמאפשר לקבל מבט כולל על תקינות המכונה ואופן הפעולה שלה. מומלץ בחום להשתמש בשירות הזה, המוצע על ידי החברות השונות, מפני שהוא יאפשר לאתר ליקויים בזמן ולתקן אותם בהתאם. זאת במקום מחסור בבדיקות שעלול להוביל להרס של המכונה, אשר ניתן היה למנוע אותו בזמן.
מכונות צילום, ובייחוד מכונות משולבות למשרדים, צריכות לעמוד בעומס עבודה לא קטן, בעיקר כאשר מדובר במשרדים גדולים. תחזוקה נכונה של המכונות הללו תבטיח שטף עבודה בקצב הרצוי, וגם את העמידות שלהן, כך שבהחלט מומלץ לעקוב אחר הטיפים השימושיים שצוינו מעלה עבור המטרה הזאת.